Handbuch für die pdfMachine
Programmbeschreibung
pdfScanMachine /
pdfmachine Signer Pro /
pdfmachine Signer /
pdfMachine Serienbrief /
pdfMachine Pro
Schnell-Übersicht
Programm Beschreibung
Funktionsübersicht
Basisinformation Digitale Signatur
pdfMachine Signer Pro
pdfMachine Signer
pdfMachine Serienbrief
pdfScanMachine
Installation mehrerer Drucker
Deinstallation der pdfMachine
Adobe Reader Konfigurations Tipps
Funktionsbeschreibung
pdfMachine als "normales" Programm starten
Registrierung
Konfiguration/Einstellungen
Sicherheit
Digitale Signatur
Wasserzeichen
Briefpapier
Eigenschaften
N-Up
Parameter zur Automatisierung
Dateien anhängen
PDF Dateien bearbeiten
Kommentare hinzufügen
PDF Dateien im "Museum" archivieren
Office Integration
Broadgun Software - pdfMachine
Dokumente 1:1 in PDF-Dateien umwandeln und per E-Mail versenden
Eine geradezu geniale Ergänzung für jede Applikation unter Windows
98/ME/NT/2000/XP und 2003!
Die pdfMachine ist die perfekte Rundumlösung für alle, die häufig PC-Dokumente an
Freunde, Kollegen, Kunden und Geschäftspartner verteilen.
Mit der pdfMachine versenden Sie ab sofort alle Ihre Computerdokumente als E-Mailplattformübergreifend,
aus jeder Anwendung heraus, direkt, bequem und 1:1. D.h. alle Schriften, Bilder und Formatierungen Ihres
Original-Dokumentes bleiben - auch beim Empfänger - erhalten.
So versenden Sie 100%-ige Kopien Ihrer Dokumente problemlos via E-Mail an Kollegen, Kunden und Geschäftspartner.
Und ganz nebenbei sparen Sie Porto- und Fax -Gebühren.
Einfach das gewünschte Dokument am PC aufrufen, als Drucker pdfMachine auswählen und die E-Mail-Adresse
des Empfängers eingeben - den Rest erledigt die pdfMachine.
Mit der pdfMachine können Sie sogar Ihre individuellen Briefbögen hinterlegen und so, direkt aus Ihrer
kaufmännischen oder technischen Software heraus (z.B. aus SageKHK, Lexware, Navision, Autocad, Nemetschek),
Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Mahnungen oder Zeichnungen versenden.
Demoversion Lizenz sicher und einfach!
Bevor Sie sich zum Kauf einer Lizenz der pdfMachine entschliessen, dürfen Sie die pdfMachine natürlich ausgiebig testen.
Eine kostenlose Demoversion finden Sie unter:
http://www.broadgun.de/
Die pdfMachine erhalten Sie zum attraktiven Preis ab 59.- zzgl. MwSt. 68,44
Viel Spass beim Testen!
Funktionsübersicht
Einfach & schnell
pdfMachine ist kinderleicht in der Installation und in der Anwendung.
Wenn Sie wissen, wie Sie ein Dokument von Ihrem PC aus drucken,
dann können Sie pdfMachine bereits bedienen.
Einfach das gewünschte Dokument öffnen und auf dem virtuellen Drucker pdfMachine ausdrucken.
Fertig!
Editieren von Seiten
Die Editierfunktion bietet die Möglichkeit Seiten
per drag und drop anders anzuordnen,
zu löschen oder zusätzliche Seiten und Dokumente
hinzuzufügen.
pdfMachine über das Programm Icon starten
Seit der Version 9.9 kann die pdfMachine nicht nur wie gewohnt als Drucker bedient werden,
sondern lässt sich auch als eigenes Programm starten.
Dazu legen Sie einfach eine Verknüpfung auf den Desktop oder starten pdfMachine
über "Start", "Programme", "Broadgun Software", "pdfMachine".
Dieser Stand Alone Modus bietet sich gerade dann an, wenn Sie das PDF Dokument
später noch einmal bearbeiten, editieren möchten.
Plattformübergreifend
Das PortableDocumentFormat (PDF) ist eine
Entwicklung der internationalen Softwareschmiede
Adobe. PDF hat sich in den letzten
Jahren als plattformunabhängiges Format zu
einem Standard entwickelt, der sich in allen
verbreiteten Rechnerwelten (z. B. Windows /
Linux / Unix / Mac) durchgesetzt hat.
Der Vorteil: Mittels PDF können Nutzer unterschiedlicher
Rechner/Betriebssysteme Computerdokumente
völlig problemlos miteinander
austauschen.
Kleinere Dateien
Die von pdfMachine erzeugten Dateien/Email Anh
änge sind durch die Verwendung
von PDF in der Regel wesentlich kleiner als die
Originaldateien. Ein Vorteil, der Speicherplatz
auf der Festplatte spart, vor allem aber den
E-Mailversand beschleunigt.
Eingebettete Schriften
Die von Ihnen im Originaldokument verwendeten
Schriften werden von pdfMachine als
True Type Schrift in die erzeugte Kopie eingebettet.
Das bedeutet: Die Kopie kann auch
dann in der Originalschrift betrachtet werden,
wenn der Empfänger selbst diese Schrift
gar nicht besitzt.
Office Integration
Ab der Version 8.6 steht Ihnen eine Office
Integration zur Verfügung, d.h. alle Einstellungen
lassen sich direkt aus der gerade von
Ihnen benutzten Software heraus bedienen.
Mail-Integration
pdfMachine verfügt über eine volle Windows
MAPI-Unterstützung, sodass z. B. Outlook, OutlookExpress,
Lotus Notes oder Netscape problemlos
von pdfMachine angesprochen werden
können. Der Versand Ihrer Dokumente
per E-Mail wird dadurch zum echten Kinderspiel.
Komfortabel & intuitiv!
Wasserzeichen
Dokumente können mit einem Wasserzeichen
hinterlegt werden. Denkbare Wasserzeichen
wären z. B. Ihr Firmenlogo oder Hinweise (z. B
«Vertraulich!», o.a.) für den Empfänger.
Virtuelles Briefpapier
Eines der elegantesten Features der pdfMachine
ist die Möglichkeit, das individuelle
Briefpapier Ihres Unternehmens zu hinterlegen.
Auf diese Weise lässt sich Ihre komplette
Korrespondenz per E-Mail abwickeln. Vom
Angebot bis zur Rechnung, alles auf den Geschäftsbriefbögen Ihrer Firma, per E-Mail
optisch sauber und seriös!
Dokumenteneigenschaften
Das Archivieren und Widerfinden von digitalen
Dokumenten in Archiv- und Dokumentenmanagement
Systemen wird in Zukunft
eine immer wichtigere Rolle spielen. Mit der
pdfMachine sind Sie heute bereits hierfür gerüstet, da Sie den erzeugten PDF Dateien
Suchkriterien mitgeben können, die das Widerfinden
ermöglichen.
Mehrere Dokumentenseiten auf einem Blatt
zusammenfügen
Mit dieser Funktion führen Sie mehrere Seiten
eines beliebigen Dokumentes auf einem Blatt
zusammen. Dies erleichtert z.B. die übersicht
bei Dokumenten mit vielen Seiten, kann aber
auch dazu führen sehr grosse Dokumente zu
komprimieren. Das macht besonders Sinn,
wenn Sie ein Archivprogramm nutzen, indem
Sie Ihre Dateien ablegen.
Parameterübergabe
Die komfortable Bedienung der pdfMachine
wird durch die Funktion der Parameterübergabe
ergänzt.
Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Bestellungen,
Rechnungen etc. lassen sich ohne
Eingriff mit dieser Möglichkeit direkt aus z.B.
einer Warenwirtschaft versenden.
Dabei werden die Email Adresse, der Betreff
oder der Dateiname von der Warenwirtschaft
übergeben.
Mehrfachinstallation der pdfMachine
Besonders interessant ist die Möglichkeit, die pdfMachine auf einem PC mehrfach zu nutzen,
dadurch stehen Ihnen unterschiedliche Drucker mit unterschiedlichen Funktionen zur Verfügung.
Das spart Zeit, da das lästige einstellen, z.B. des Briefpapiers oder der Digitalen Signatur bei jedem Druckvorgang
entfällt.
Menüleiste anpassen und Funktionsbuttons hinzufügen
Fügen Sie in das Hauptmenü einfach zusätzliche Knöpfe hinzu und bestimmen Sie welche Funktion
beim anklicken ausgeführt werden soll.
Beispiel: Durch anklicken wird immer eine Kopie der PDF-Datei in das pdfArchiv gelegt.
Bookmarks / Lesezeichen hinzufügen und bearbeiten
Fügen Sie Bookmarks hinzu und definieren Sie damit Ihr Inhaltsverzeichnis.
Das erleichtert das Finden von Seiten oder Textabschnitten in umfangreichen PDF Dokumenten.
Seiten und Inhalte der PDF-Datei kommentieren
Ab der Version 10 können Sie beliebige Kommentare und Anmerkungen auf den Seiten innerhalb des
Dokumentes aufbringen. Wir nennen das "Post it" Funktion.
Serienbrieffunktion MS Word und pdfMachine
Die Serienbrieffunktion "Word Mail Merge" ergänzt nun ab der Version 10.3 das versen-den von mit pdfMachine erzeugten PDF-Dateien per E-Mail.
Ab sofort lassen sich z.B. Kunden Newsletter oder Einladungen personalisiert per E-Mail verschicken.
Basisinformation Digitale Signatur
Das PDF Format ist der weltweite Standard für den plattformübergreifenden Versand von Dokumenten und Formularen,
deren Präsentation und auch Archivierung.
Was liegt also näher, als einen rechtlichen Rahmen zu schaffen, der es erlaubt diese PDF Dokumente so beweiskräftig
zu erstellen, dass deren Inhalte auch vor geltendem Recht Bestand haben.
Gesetze und Richtlinien bilden das
Fundament unserer Lösungen
(Signaturgesetz SigG / Signaturverordnung SigV)
Zunächst kaum bemerkt wurde die Richtlinie der EU aus dem Jahre 2000 zur digitalen Signatur
in vielen EU-Staaten in nationales Recht bereits umgesetzt. Dieses kommt nun auch bei uns zur Anwendung
und zeigt seine erste gravierende Auswirkung bei Unternehmen, die z.B. Rechnungen digital als PDF Datei versenden.
Die Lösungen - pdfMachine Signer und Signer Pro
Auf Basis der bewährten Technologie der pdfMachine
Mit der Freigabe der Version pdfMachine Signer 10.3 und pdfMachine Signer Pro 10.3 (voraussichtlich Ende 2004 verfügbar)
ist es möglich erstmals die erzeugten PDF Dateien digital zu unterschreiben.
Das heisst, durch die Anwendung von pdfMachine Signer bzw. pdfMachine Signer Pro,
werden Online-Geschäfte so rechtssicher gemacht, dass signierte Online-Dokumente, erstmals der eigenen
handschriftlichen Unterschrift gleichgesetzt werden.
Doch was ist überhaupt eine digitale Signatur?
Dabei handelt es sich um eine Art elektronischer Unterschrift, mit der man z.B. PDF Dateien oder E-Mails
kennzeichnen kann. Verändern Dritte nachträglich etwas an Datei oder der E-Mail,
so kann der Empfänger das erkennen und weiss somit, dass es sich nicht mehr um das Original handelt.
Der Aufwand muss immer in einem vernünftigen Verhältnis zu den geschützten Daten stehen
Damit Sie die elektronischen Kommunikati-onsformen wirtschaftlich sinnvoll nutzen können,
stellen wir mit unseren Produkten zwei unterschiedliche Signaturlösungen zur Verfügung,
die Ihren ganz individuellen Sicherheitsbedürfnissen Rechnung tragen,
wobei wir unserer Philosophie "Einfach, schnell und preiswert" selbstverständlich
treu geblieben sind.
pdfMachine Signer Pro -
Qualifizierte digitale Signatur (vorraussichtlich ab 4.Q. 2005)
Die sicherste Unterschrift ist die qualifizierte digitale Signatur.
Diese ist so sicher, dass damit sogar Verträge rechtskräftig online signiert werden können.
Immer mehr Online-Dienste und Serviceleistungen von Verwaltungen können darüber genutzt werden -
viele Kommunen planen die Einführung einer Bürgerkarte. (Berlin, Friedrichshain-Kreuzberg),
einige wie z.B. Reutlingen oder Bremen sind sogar schon eine Stufe weiter.
Die Finanzämter übrigens ebenfalls -
denn seit 01.07.04 sind nur noch Online- Rechnungen vorsteuerabzugsfähig, die
digital signiert wurden.
Was benötigt man für eine qualifizierte digitale Signatur?
Als Empfänger einer signierten E-Mail oder PDF Datei wird lediglich ein kostenloser Signatur-Reader benötigt.
Der wohl bekannteste ist der Adobe Reader. Wir empfehlen die Version 6 und höher.
Als Absender benötigen Sie die entsprechende Vollversion des pdfMachine Signer Pro, eine personalisierte
Signaturkarte und ein Kartenlesegerät. Die Signaturkarte wird über ein Trustcenter ausgestellt.
Sie sind von der Regulierungsbehörde für Telekommunikation und Post (RegTP) zugelassen worden und haben die
technischen Bedingungen geschaffen, die Signaturen einer jeden Person zu erstellen, zu bestätigen und
stehen darüber hinaus bei Rückfragen zur Echtheit von Unterschriften zur Verfügung.
Damit Sie nicht lange auf die Suche nach einer praktikablen Lösung
gehen müssen:
 
Das "Rund um sorglos Paket" von Broadgun Software pdfMachine Signer Pro
Damit Sie ohne Umstände schnell, einfach und günstig Ihre Dokumente und Rechnungen qualifiziert signieren können,
haben wir für Sie ein "Rund um sorglos Paket" geschnürt, indem Sie bereits alle Komponenten wie Software, Lesegerät
und Antrag zur Erstellung der Signatur selbstverständlich mit dazu gehöriger Karte finden.
Das Paket sowie das Upgrade des pdfMachine Signer Pro können Sie direkt bei uns im Shop unter:
http://www.broadgun.de/ online bestellen.
pdfMachine Signer - Fortgeschrittene Digitale Signatur
Der Aufwand muss immer in einem vernünftigen Verhältnis zu den geschützten Daten stehen
Damit Sie die elektronischen Kommunikationsformen wirtschaftlich sinnvoll nutzen können,
stellen wir mit unseren Produkten zwei unterschiedliche Signaturlösungen zur Verfügung, die Ihren ganz individuellen
Sicherheitsbedürfnissen Rechnung tragen:
pdfMachine Signer / pdfMachine Signer Pro
Neben den bekannten Leistungsmerkmalen der pdfMachine beinhaltet der pdfMachine Signer
die Funktion der Fortgeschrittenen Signatur.
Fortgeschrittene elektronische Signaturen genügen bereits erhöhten Anforderungen, lassen insbesondere
eine Authentifizierung des Signaturzertifikat-Inhabers und die Überprüfung der Integrität der übermittelten Daten zu.
Doch was ist überhaupt eine digitale Signatur?
Dabei handelt es sich um eine Art elektronischer Unterschrift, mit der man z.B. PDF Dateien oder
E-Mails kennzeichnen kann.
Verändern Dritte nachträglich etwas an Datei oder der E-Mail, so kann der Empfänger dies
erkennen und weiss somit dass es sich nicht mehr um das Original handelt.
Wie komme ich zu einem Zertifikat bzw. der digitalen Signatur?
Digitale Zertifikate werden von kommerziellen Zertifizierungsstellen (z. B. VeriSign, Inc.)
oder vom Administrator für interne Sicherheit bzw. den IT-Mitarbeitern Ihres Unternehmens vergeben.
Mit der pdfMachine können Sie digitale Signaturen auch selbst erstellen.
Sie finden das Zertifikat dann im Windows Zertifikat Manager, in dem Sie auch weitere
Namen von Zertifizierungsstellen finden.
Die Prüfung
Zur Ansicht und Prüfung der Zertifikate benötigen Sie den Adobe Reader 6.0 aufwärts.
Das Paket sowie das Upgrade des pdfMachine Signer können Sie ebenfalls direkt bei uns im Shop unter:
http://www.broadgun.de/ online bestellen.
Funktionsbeschreibung - So einfach funktioniert die pdfMachine
pdfMachine / pdfMachine Signer / pdfMachine Pro / pdfMachine Serienbrief
So einfach funktioniert das Erzeugen von PDF Dateien mit der pdfMachine
1. Dokument öffnen
Öffnen Sie ein Dokument aus einem beliebigen Programm, welches gedruckt werden soll.
2. Drucken des Dokuments
Wählen Sie aus dem «Datei Menü» «Drucken».
3. Drucker auswählen
Wählen sie den Drucker «Broadgun pdfMachine» und klicken Sie auf «OK» bzw. auf «Drucken».
4. PDF Datei Vorschau mit Optionsauswahl
Es öffnet sich das abgebildete Fenster mit der Vorschau der bereits erzeugten PDF Datei im Adobe
Acrobat Reader. Den Reader erhalten Sie kostenlos im Internet.
Öffnen - der pdfMachine als Programm zur Bearbeitung bestehender PDF Dateien
pdfMachine lässt sich darüber hinaus auch nach dem Start über die Windows Programm Steuerung als "normales Programm" nutzen um damit bestehende PDF Dateien öffnen und bearbeiten zu können.
Speichern unter
Dialog zum speichern der PDF Datei wird geöffnet.
Senden - Sie per E-Mail direkt an einen Empfänger
Ihr Email-Programm mit angehängter PDF Datei wird geöffnet. Die PDF Datei erhält einen Dateinamen
der aus dem Dokument ermittelt wird.
BroadgunMuseum - Damit Sie alle Ihre Dateien und E-Mails auch schnell wieder finden
Sollten Sie bereits das Dokumentenverwaltungs- und Archivierungsprogramm Museum installiert haben, so erfolgt hier die Übergabe des PDF Dokuments in das Museum. Mehr Informationen sowie die kostenlose Version bis 1.000 Dokumente erhalten Sie unter
www.broadgun-museum.com
Editieren - Löschen, verschieben oder anhängen von PDF Dateien an eine bestehende PDF Datei
Hier haben Sie die Möglichkeit Seiten per drag und drop anders anzuordnen, zu löschen, zu drehen oder zusätzliche Seiten und Dokumente hinzuzufügen. Auch fügen Sie an dieser Stelle Ihre Lesezeichen und Kommentare "digitale Post it" ein. Mit einem Klick mit der rechten Maustaste auf den Kommentar lassen sich diese darüber hinaus gestalten.
Optionen - Damit pdfMachine bei Ihren Aufgaben auch wirklich hilft
Hier können Sie die im Weiteren beschriebenen Funktionseinstellungen der pdfMachine individuell vornehmen.
Registrierung und Lizensierung - danach wird die Demo zur Vollversion
Damit Sie über die volle Funktionalität der pdfMachine verfügen, benötigen Sie einen Lizenzkey.
Sie erhalten diesen Key nach der Bestellung bei Broadgun Software per E-Mail zugeschickt um
die Demoversion frei zu schalten.
Die Lizenzkeys kopieren Sie dann bitte in das rote Feld und schliessen danach den Vorgang
mit "Registrieren" ab.
Danach werden die von Ihnen genutzten Lizenzen, sowie die Dauer der zur Verfügung stehenden
kostenfreien Programm Upgrades angezeigt.
Den Lizenzkey kopieren Sie dann bitte in das weisse Feld.
Bitte beachten Sie, dass Sie für die Nutzung der "Digitalen Signatur" und der "Serienbrief-Funktion"
zusätzliche Keys benötigen, die Sie unter www.broadgun.de bestellen können.
Konfiguration/Einstellungen
Hier können Sie die Grundeinstellungen der pdfMachine individuell vornehmen.
Neben der Voreinstellung des Dokumentennamens, lässt sich der Pfad bestimmen,
in dem die Datei automatisiert gespeichert werden soll.
Auch lässt sich die Druckqualität individuell bestimmen. Durch die Wahl der Druckqualität lässt
sich nicht nur Speicher auf der Festplatte sparen, sondern auch das Druckergebnis quali-tativ verbessern.
Markieren Sie die im unteren Abschnitt der Maske aufgeführten Felder, so wird z.B. die fertige PDF-Datei
direkt an die E-Mail angehängt, ohne dass Sie die Datei umständlich wieder nach-träglich einfügen müssen.
Sollten Sie darauf Wert legen, den Fortschritt der Konvertierung zu sehen, dann markieren Sie das
Feld "Zeige Status beim Druck".
Neu ab der Version 10.3, ist die Möglichkeit automatisiert nach neuen Programm-Versionen suchen zu lassen.
Ein Häkchen im dritten Kästchen übernimmt diese Aufgabe für Sie einmal in der Woche.
In der rechten Ecke der pdfMachine erscheint ein Hinweis auf das Dokumentenverwaltungs- und Archivierungsprogramm "Museum". Die Einblendung lässt sich hier ausschalten.
Übersicht Konfiguration Optionen
Speicher Einstellungen:
Dokumenten-Titel als Dateiname verwenden: Dateieingabe wird angefordert.
Vorgegebenes Verzeichnis und Dateiname werden verwendet: Die vorgegebenen Einstellungen werden benutzt. Die Dateien werden ohne Nachfragen überschrieben.
Dokumenten-Titel als Dateiname verwenden: Benutzt den Dokumenten Titel als Dateiname. Die Datei
wird im vorgegebenen Verzeichnis erstellt.
Dokumenten-Titel als Dateiname verwenden und Dialog anzeigen: Wie beim Punkt vorher nur wird
noch ein Dialog angezeigt.
Voreinstellung Verzeichnis: Vorgegebenes Verzeichnis wo die PDF Dateien abgespeichert werden.
Voreinstellung Dateiname: Der Dateiname der benutzt wird.
Drucker Auflösung: Geben Sie die gewünschte Drucker Auflösung ein.
Grafik Auflösung: Geben Sie die gewünschte Grafik Auflösung ein.
JPEG Qualität: Geben Sie die gewünschte Bild Komprimierung ein.
Anhängen:
Mit dieser Funktion ermöglicht die pdfMachine auf direktem Weg unterschiedliche Ausdrucke aus
unterschiedlichen Programmen (z.B. Text im MS Word und Tabelle aus MX Excel) in einer PDF
Datei zusammen zu führen. Erkennbar an der Anzahl der Seiten innerhalb der PDF Datei.
Status beim Druck: Zeigt Ihnen den Fortschritt der Konvertierung an.
Wöchentlicher Check: Prüft die Verfügbarkeit neuer Programm Versionen.
Werbeleiste einblenden: In der rechten Ecke der pdfMachine erscheint ein Hinweis auf das Do-kumentenverwaltungs- und Archivierungsprogramm "Museum". Die Einblendung lässt sich hier ausschalten.
Einstellungen für gemeinsame Drucker speichern: Übernimmt die ausgewählten Einstellungen als Vorlage für die Installation bei einer Netzwerkdruckerinstallation.
Nächste Aktion / Email
Nächste Aktion - Die Auswahl bestimmt, was mit der erzeugten PDF Datei geschehen soll.
Mit PDF Ansicht öffnen: Nach dem Konvertieren wird das Ergebnis zur Kon-trolle mit dem pdfMachine Viewer angezeigt.
Keine weitere Aktion: Es wird keine Aktion ausgeführt, keine interaktive Aktion ausgeführt.
PDF Datei anzeigen: Die PDF Datei wird z.B. im Adobe Reader oder ande-ren Viewern angezeigt.
Kommando: Führt nach der Konvertierung ein Kommando aus, welches aus Parametern der pdfMachine besteht.
Email Client mit angehängter PDF Datei öffnen: Die PDF Datei wird als Anhang in MS Outlook, Lotus Notes oder einem anderes Email Programm angezeigt und kann direkt verschickt werden.
Speichern unter: Speichert die Datei in das ausgewählte
Verzeichnis.
Ausführende Aktion: Führt nach der Konvertierung ein Kommando aus, welches aus Parametern der pdfMachine besteht.
Dialog Dateianhangsnamen eingeben: Ist dieses Feld aktiviert, lasst sich nach der Konvertierung ein individueller Dateiname vergeben.
Automatisch senden wenn "Email To:" ausgefüllt ist: Die Konvertierte Datei wird sofort an den Empfänger geschickt.
Nach dem Klick auf "Email Einstellungen" lassen sich detaillierte Angeben zum Versand der PDF Dateien machen.
Im Einzelnen sind das:
To: E-Mail Empfänger Adresse wird angegeben
Cc: Personen oder Personenkreise die die E-Mail in Kopie erhalten
Bcc: Personen oder Personenkreise die die E-Mail in Kopie erhalten ohne das jemand davon Kenntnis hat
PDF Anhang: Name der PDF Datei die im Anhang angezeigt wird
Weitere Anhänge: Hier werden PDF Dateianhänge ausgewählt, die zusätzlich angefügt werden
z.B. an ein Angebot, zusätzlich die AGB´s
Sendemethode: Auswahl der beim versenden von E-Mails verwendeten Methode
SMTP Einstellungen: Die Abkürzung SMTP steht für Simple Mail Transfer Protocol und ist ein Protokoll der TCP/IP-Protokollfamilie, das den Versand von Emails in Computer-Netzwerken regelt
Betreff: Betreff
SMTP Einstellungen
Die Abkürzung SMTP steht für Simple Mail Transfer Protocol und ist ein Protokoll der TCP/IP-Protokollfamilie, das den Versand von Emails in Computer-Netzwerken regelt.
Ein Benutzer wird zumeist vom Ablauf des SMTP-Protokolls nichts mitbekommen, da dies sein Mailpro-gramm im Hintergrund für ihn erledigt. Dieses Programm verbindet sich zu einem SMTP-Server (Mail Transfer Agent, MTA), der die Mail zum Empfänger weiterleitet.
In der Regel sollte die in der pdfMachine bereits gewählte Voreinstellung ausreichend sein. Sollten Sie bei der Auswahl unsicher sein, so rufen Sie uns einfach unter 0049 208 7803818 an oder Fragen Sie bei Ihrem Administrator nach.
Bitte beachten Sie, das alle gewählten Einstellungen für alle zukünftigen Emails verwendet werden, die über die pdfMachine angestossen werden.
Sollten Sie diese häufiger ändern müssen, so empfiehlt sich der Einfachheit halber die Installation mehrerer pdfMachine Druckertreiber mit verschiedenen Optionen.
Sicherheit
pdfMachine unterstützt PDF Verschlüsselungen bis 128 bit. Das entspricht der Sicherheit von Internet
Banking. Durch die Eingabe von Passwörtern und individuellen Rechte- Vergaben schränken Sie die
Verwendung des Dokumentes darüber hinaus ein.
Text Wasserzeichen
Hier können Sie ein einfaches diagonales Text Wasserzeichen hinterlegen und gestalten.
Ist die Funktion aktiviert, so enthält jedes Dokument ein Wasserzeichen im Druckergbnis.
PDF Briefpapier
Diese Option ermöglicht Ihnen Ihr eigenes Briefpapier als digitales Dokument im PDF Format zu
hinterlegen. Das macht besonders Sinn, wenn Sie per E-Mail schnell, einfach und kostengünstig z.B.
Ihre Briefe, Angebote oder auch Rechnungen etc. auf dem Firmenbogen versenden wollen.
Dabei unterstütz die pdfMachine zwei unterschiedliche Briefpapierseiten,
wie sie häufig in Unternehmen vorkommen. Die erste Seite beinhaltet in der Regel neben dem Logo
auch Adressdaten, Bankverbindung oder steuerliche Informationen,
die zweite nur noch ein Logo oder gar keine Informationen mehr.
So funktioniert es:
Sie haben mit Sicherheit in einem beliebigen Programm z.B. MS Word Ihr Briefpapier gestaltet.
Jetzt drucken Sie diese Vorlage einfach auf der pdfMachine aus und speichern die nunmehr als PDF-Datei vorliegende Briefpapier Vorlage ab.
Diesen Vorgang wiederholen Sie mit der zweiten Seite des Briefpapiers.
Jetzt aktivieren Sie die Briefpapier-Funktionalität durch das Häkchen<<Briefpapier für alle Seiten auswählen>> und wählen dann das gerade erzeugte Briefpapier für die zweite Seite aus.
Ein weiteres Häkchen machen Sie bei <<Briefpapier nur für 1. Seite auswählen>> um dann die erste Seite Ihres Briefpapiers zu hinterlegen.
Ab sofort werden alle von Ihnen erzeugten Druckergebnisse das Briefpapier als Hintergrund zeigen.
Dokumenteneigenschaften
An dieser Stelle geben Sie der PDF Datei sog. Indexfelder mit. Das sind z.B. Namen der Autoren, bestimmte
Themen oder beliebige Stichwörter.
Sie erleichtern Ihnen später das Widerfinden Ihrer Dokumente in einem Archiv oder Dokumentenmanagement
System. Bei Fragen hierzu wenden Sie sich gerne an uns.
N-Up / Mehrere Dokumentenseiten auf einem Blatt zusammenfügen
Mit dieser Funktion führen Sie mehrere Seiten eines beliebigen Dokumentes auf einem Blatt zusammen.
Dies erleichtert z.B. die übersicht bei Dokumenten mit vielen Seiten, kann aber auch dazu führen sehr grosse
Dokumente zu komprimieren.
Parametersteuerung - Zur automatisierten Nutzung aus Fremdapplikationen
Diese Funktionalität richtet sich an Personen, die im Umgang mit Computersystemen Erfahrung haben.
Bei Fragen stehen wir Ihnen auch per E-Mail gerne zur Verfügung: info@broadgun.de
Wie benutze ich die Parameter Steuerung aus meiner Anwendung ?
Anwendungsbeispiele sind:
Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Bestellungen, Rechnungen etc.
direkt aus der Warenwirtschaft ohne manuelles Eingreifen des Anwenders per E-Mail versendet werden sollen.
Die E-Mail Adresse, Subject, Body, Dateiname werden von der Warenwirtschaft mit übergeben.
Ermöglicht die komplette Integration in selbst erstellte Software.
Vorraussetzung für die Nutzung der Funktionalität ist die Aktivierung der Parametersteuerung!
Nach folgenden Steuerzeichen wir gesucht:
Anfang #_
Ende _#
Folgende Befehle können parametriert werden:
NextAction, SaveFilenameAction, DefaultSaveFilename, E-MailTo, E-MailCC, E-MailBCC, StationeryEnable,
StationeryFirstPage, StationeryEnable, StationeryAllPages, StationeryPath, StationeryFirstPage,
StationeryPath, StationeryAllPages, StationeryOnTop, StationeryFirstPage, StationeryOnTopStationeryAllPages,
Watermark, watermarkFontName, watermarkFontSize, DocInfoEnable, DocInfoTitle, DocInfoAuthor, DocInfoSubject, DocInfoKeywords, DocInfoCreator, DocInfo,AppendFile2,
Producer, DocInfoCreationDate, DocInfoModDate, DocName, UserConfirm, AttachmentName, AutomatedMapiSend.
Beispiele
Das folgende Beispiel erzeugt eine PDF-Datei Rechnung 545.pdf und E-Mail Empfänger info@broadgun.de:
#_ EMailto info@broadgun.de_#
#_ EMailsubject Rechnung Nr. 545 _#
#_ docname Rechnung 545.pdf _#
#_ EMailbody Hallo,
anbei eine Rechnung.
Mit freundlichen Grüßen
Broadgun _#
Der E-Mailbody kann auch mit einer Besonderheit gesteuert werden.
Beispiel 1:
#_ EMailbody @c:\text.txt _#
Hier wird als Mailbody die Datei c:\text.txt eingefügt.
Um nur eine PDF-Datei zu konvertieren und zu speichern hilft folgender Parameter:
#_ SaveFileOneShot c:\x.pdf _#
Nutzung des digitalen Briefpapiers mit Parametern:
Beispiel 2:
#_ StationeryEnableStationeryAllPages 1 _# //Briefpapier für alle Seiten aktivieren.
#_ StationeryPathStationeryAllPages C:\pdfbriepapier\Briefpapierbroadgun _#
#_ StationeryOnTopStationeryAllPages 1 _# // Briefpapier über den Text legen.
Anhängen Ihrer AGBS:
Beispiel 3:
#_ AppendFile2 c:\agb.pdf _# //Datei agb.pdf wird angehängt.
Tipp!
Damit die Steuerzeichen nicht im Dokument erscheinen setzen Sie die Schriftfarbe auf weiss.
Ein anderer Weg ist die Steuerzeichen auf einer separaten Seite zu platzieren.
Befehle zur Steuerung der pdfMachine
SaveFilenameAction
Controls the filename of the resulting PDF file.
Valid Values are:
0 The user is prompted for filename.
1 Use the values for "DefaultSaveDir" and "DefaultSaveFilename" to generate a file name.
This file will be overwritten without any prompting.
2 Use the document title for the filename. The file will be saved in the "DefaultSaveDir" directory.
The document title is obtained from the pDocName member of the DOC_INFO_1 print job structure.
This gives developers the opportunity to control the filename programm atically. Note that is value may be automatically converted into a
legal filename if it contains illegal filename characters.
3 Same as '2' and also display the 'wait' dialog box with the gear
animation.
4 Generate a random filename in the "DefaultSaveDir"
DefaultSaveDir
The directory that is used to place the file when "SaveFilenameAction" is equal to
1 or 4.
DefaultSaveFilename
The default filename that is used when "SaveFilenameAction" is equal to 1.
NextAction
Controls what happens after the PDF file has been generated.
Valid Values are
0 Display the small "What do you want to do next" dialog.
1 Do nothing. No next action takes place.
2 Launch default PDF file viewer.
3 Execute the command line that is defined by the registry value "ExecCmdLine".
4 Send email
ExecCmdLine
When "NextAction" is equal to 3, this is the command that is executed. It may contain
a string such as "%s" which will be substituted with the full path of the generated
PDF file.
e.g. ExecCmdLine = c:\winnt\notepad.exe "%s"
This would launch the notepad.exe program upon completion of file generation.
The notepad program would open the PDF file.
EmailTo
If set provide default values for the default mail client when it is launched.
If the first character is an '@' then the rest of the text is taken to be a filename and the
text is read from the file.
e.g if the "Email Body" value was "@c:\body.txt" then the file c:\body.txt would be
read in and this would be placed in the body of the email.
For the TO, CC, BCC address fields, several addresses may appear if the addresses
are comma or white space separated. Some email applications require the "SMTP:"
prefix on mail addresses to send SMTP style mail.
EmailCC
When an email is to be sent, this value is used.
EmailBCC
When an email is to be sent, this value is used.
EmailSubject
When an email is to be sent, this value is used.
EmailBody
When an email is to be sent, this value is used.
UserConfirmAttachmentName
If set to 1, then the user is prompted for the attachment name prior to sending an
email.
AutomatedMapiSend
If set to 1 and a EmailTo entry is present, then the email is sent automatically, without
user intervention.
pdfTemplateEnable
If set to 1, PDF stationery is enabled.
pdfTemplateOnTop
If set to 1, PDF stationery is after the page contents. If set to 0, PDF stationery is
draw first.
pdfTemplateOrgPath
The full path of the PDF file that is to be used as stationery.
e.g c:\tmp\draft.pdf
sd_enabled
If set to 1, security is enabled.
sd_keyLen
set to either 5 for 40 bit encryption, or 16 for 128 bit encryption.
pdfMachine Signer - pdfMachine Pro
Funktion der Digitalen Signatur - Technischer Überblick
Im Hintergrund zu jeder digitalen Signatur laufen viele mathematisch-komplexe Vorgänge ab, die an dieser
Stelle nicht erklärt werden können. Die Benutzung am Computer selbst ist aber denkbar einfach.
Ist ein Brief fertig, muss lediglich der Befehl "Signieren" angeklickt werden. Es erfolgt dann die Aufforderung,
den Unterschriftenschlüssel einzugeben, beispielsweise durch eine Smartcard, die in den Chipkartenleser gesteckt wird.
Alles weitere erledigt dann der Computer.
Das Prüfen der digitalen Signatur ist dann noch unkomplizierter. Auch hier erfolgt die Überprüfung automatisch.
Der Computer zeigt das Ergebnis an, wobei auch gleichzeitig die Echtheit des öffentlichenSchlüssels anhand
des Zertifikats überprüft wird.
Das Schaubild erläutert schematisch den Ablauf einer Signatur
Quelle: B & L Management Consulting GmbH
Mehr Infos zum Thema finden Sie im Internet:
klicken Sie hier
Welches Programm bzw. welche Programm-Version benötige ich, damit ich eine
PDF Datei digital signieren kann?
Alles was Sie benötigen, ist ein Software-Upgrade von pdfMachine auf den pdfmachine Signer
oder wenn Sie noch keine pdfMachine im Einsatz haben, das Vollprogramm pdfmachine Signer oder pdfMachine Pro.
Darüber hinaus sollten Sie einen PDF Reader z.B. Adobe Reader 6, soweit nicht vorhanden, installieren.
Im Downloadbereich www.broadgun.de laden Sie sich hierfür bitte die aktuelle Version der
pdfMachine ab 10.3 herunter. Den Reader finden Sie kostenlos unter www.adobe.de.
Bitte beachten Sie, dass die Programm-Version immer die gleiche ist!
Alle Funktionen stehen während der Testphase als Demo immer frei zur Verfügung.
Jedoch erlischt das Wasserzeichen bzw. die Werbung am unteren Rand des Dokumentes erst
nach der Eingabe der jeweiligen Lizenz-schlüssel.
Letztere steuern dann auch die
jeweilige Programm-Version und schalten die Funktion Signatur, Serienbrief oder
beide bei pdfMachine Pro frei.
Wie erstelle ich eine eigene Digitale Signatur mit der pdfMachine?
Schritt 1:
Aktivieren Sie die Funktion "Digitale Signatur" und drücken Sie "Neues Zert…".
Danach ergänzen Sie bitte Ihre persönlichen Daten. Bild unten.
Um sich bestehende Zertifikate anzeigen zu lassen oder Ihr eigenes schon bestehendes
Zertifikat direkt zu übernehmen, klicken Sie bitte auf "Auswahl". Sie sehen das Schaubild.
Schritt 2:
Einstellungen vornehmen
Signaturfunktion aktivieren: Hier aktivieren Sie die Funktion der Digitalen Signatur.
Auswahl: Wählen Sie hier ein bestehendes Zertifikat aus. Soweit vorhanden.
Neues Zert…: Erstellen Sie ein eigenes Zertifikat.
Standort: Optional. Der Text wird in der Signatur angezeigt.
Normalerweise eine Stadt.
Grund: Optional. Der Text wird in der Signatur angezeigt.
Wählen Sie hier den Grund für die Unterschrift aus oder geben Sie einen anderen Text ein.
Gestaltung der Signatur: Optional. Wenn Sie die Signatur sichtbar in Ihrem PDF Dokument
haben wollen dann aktivieren Sie diese Auswahl. Ansonsten wird die Signatur nur in der
Reader Software angezeigt. (z.B. Adobe Reader ab Version 5.1.)
Bild: Hier wählen Sie ein beliebiges Bild im jpeg, gif oder bmp Format aus.
Ansicht Details: Wählen Sie hier welche Angaben angezeigt werden sollen.
Position: Position der Signatur auf dem Blatt.
Grösse %: Bestimmen Sie hier wie gross die Signatur sein soll.
Seiten Nummer: Legen Sie hier fest auf welcher Seite die Signatur zu sehen ist.
1 ist die erste Seite des Dokumentes.
Dateien anhängen
Bei Aktivierung dieser Programmfunktion werden zusätzlich bestehende PDF Dokumente an die gerade erzeugte PDF Datei im Email Client angehängt.
Das macht dann Sinn, wenn Sie z.B. an ein Angebot immer auch automatisch die Allg. Geschäftsbedingungen (AGB´s) angehängt werden sollen.
Installation mehrerer pdfMachine-Druckertreiber
mit unterschiedlichen Optionen
Damit Sie z.B. unterschiedliche Briefbögen und Hintergründe nutzen oder automatisiert
verschlüsselte Dokumente erzeugen können, ohne wiederholt Änderungen an den Einstellungen der
pdfMachine vorzunehmen, ist es sinnvoll die nachfolgenden Schritte auszuführen.
Folgende Möglichkeit gibt es um mehrere Druckertreiber zu installieren:
1. Laden Sie sich die pdfMachine.exe aus dem Internet herunter. Sie finden die Version unter www.broadgun.de
2. Benennen Sie die "pdfMachineXX.exe" in pdfmachineXX.zip und endpacken Sie diese dann in ein temporäres Verzeichnis. (z.B. mit Winzip oder ähnlichen Programmen)
3. An Computern an denen die pdfMachne nicht installiert ist, führen Sie dann aus Ihrem temporären Pfad
folgenden Befehl aus:
4. bgssetup.exe -printer=."pdfMachineDrucker 1" ,wobei pdfMachine Drucker 1 der Name des Druckertreibers ist.
5. Es wird ein Druckertreiber mit dem Namen pdfMachine Drucker 1 installiert.
6. Nun führen Sie aus Ihrem temporären Pfad folgenden Befehl aus:
7. bgssetup.exe -addPort -printer="pdfMachine Drucker 2". Wobei pdfMachine Drucker 2 der Name des Druckertreibers ist.
8. Es wird ein Druckertreiber mit den Name pdfMachine Drucker 2 installiert.
9. Für weitere Druckertreiber führen Sie Schritt 4 wieder aus.
Zusatzmodul pdfScanMachine
Die pdfScanMachine ist ein einfaches Zusatzmodul zur pdfMachine, mit dessen Hilfe bereits beim Scannen von Papiervorlagen PDF Dateien erzeugt werden. pdfScanMachine wird aus der Programmsteuerung gestartet.
Wählen Sie hierzu Start Programme Broadgun Software und folgen Sie den Anweisungen.
pdfMachine Serienbrief "Word Mail Merge"
Als zusätzliche Funktion steht Ihnen eine Serienbrieffunktion als Zusatzprogramm zur Verfügung.
Um pdfMachine Serienbrief nutzen zu können, benötigen Sie einen zusätzlichen Key, den Sie im Shop
direkt bestellen können und danach in die Registrierung der bereits installierten pdfMachine eintragen.
Danach steht Ihnen "Word Mail Merge" auch ohne die eingedruckte Werbung in der Fusszeile
des Dokumentes zur Verfügung.
Wie gehe ich vor?
Schritt 1:
Erstellen Sie wie gewohnt Ihren Serienbrief in MS Word.
Eine Beschreibung finden Sie im Internet unter der Adresse:
http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;DE;294683.
Schritt 2:
Öffnen Sie im Menü der pdfMachine den Punkt "Serienbrief".
Schritt 3:
Nach der Auswahl öffnet sich der abgebildete Serienbriefassistent. Um einen Testlauf zu absolvieren, aktivieren Sie den Testmodus und nehmen ggfs. weitere Einstellungen vor.
Schritt 4:
Lesen Sie bitte zu diesem Dialog den Punkt Nächste Aktion/Email auf den vorangegangenen Seiten.
Bestätigen Sie danach bitte mit Einstellungen speichern
.
Sie haben die Möglichkeit im Text Eingabebereich Ihre Word Seriendruckfelder zu nutzen.
Zum Beispiel :
Hallo {Anrede} {Name},
usw.
Danach startet der Seriendruck und die Dateien werden per E-Mail verschickt.
Schritt 5:
Sie erhalten nach Abschluss eine Bestätigungsmeldung, die über den erfolgreichen Versand
informiert.
Digitale Signatur - Adobe Reader 6 Konfigurations-Tipps
Damit der Adobe Reader 6 automatisch digitale Signaturen prüft, empfehlen wir die folgenden Einstellungen, wie in den Abbildungen vorzunehmen.
Hierdurch ist der Adobe Reader in der Lage auf den Windows Zertifikatspeicher zuzugreifen,
so dass Sie keine weiteren manuellen Schritte für die Prüfung der Signaturen vornehmen müssen.
Dazu starten Sie den Adobe Reader und wählen im Menüpunkt "Bearbeiten" die
Option "Grundeinstellungen". Wenn Sie hiernach den Punkt "Digitale Signatur" anklicken
zeigt sich diese Maske.
Bitte übernehmen Sie die Einstellungen.
Durch die Auswahl "Erweiterte Grundeinstellungen…" öffnet sich die oben dargestellte Maske.
Bitte übernehmen Sie auch diese Einstellungen.
Für IT Administratoren empfehlen wir das Adobe Programm "InstallShield Tuner 6.0.1 for Adobe Acrobat".
Es ermöglicht bei grösseren Installationen den Adobe Raeder weitgehend so zu konfigurieren,
dass schon während des Setups die Zertifikat-Einstellungen wie z.B. die LDAP
Verzeichnisse vorgenommen werden. Das empfiehlt sich vor allem bei grösseren Unternehmen.
Deinstallation der pdfMachine
Schliessen Sie alle aktiven Anwendungen und führen Sie in der Programmsteuerung unter dem Menüpunkt "Broadgun Software", die "Deinstallation pdfMachine" aus.
Wie deinstalliere ich die pdfMachine manuell?
Achtung nur für erfahrene Computer Benutzer!
Benutzen Sie diese Anleitung nur wenn Sie mit dem Umgang der Microsoft Registry vertraut sind.
Fehler bei der Ausführung können schwerwiegende Folgen haben!
Mit Windows NT/2000/XP:
1. Beenden Sie alle laufenden Applikationen
2. Sarten Sie die MS DOS Eingabeaufforderung (cmd.exe)
3. Geben Sie "net stop spooler" ein
4. Führen Sie "regedit" aus
5. Löschen Sie folgende Einträge aus der Registry:
HKEY_CURRENT_USER\Software\pdfMachine
HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet\Control\Print\Monitors\PDF Port Monitor
HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet\Control\Print \Printers\BroadGun pdfMachine
HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet\Control\Print\Environments\Windows NT
x86\Drivers\Version-2\BroadGun pdfMachine
6. Starten Sie Ihren Computer neu.
Mit Windows 95/98/ME:
1. Beenden Sie alle laufenden Applikationen
2. Führen Sie Regedit aus
3. Löschen Sie folgende Einträge aus der Registry:
HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet\Control\Print\Monitors\PDF Port Monitor
HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet\Control\Print\Printers\BroadGun pdfMachine
HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet\Control\Print\Environments\Windows NT
x86\Drivers\Version-2\BroadGun pdfMachine
4. Starten Sie Ihren Computer neu.
Stand Juli 2005
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